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使用Google Groups打造团队邮件列表

2015-04-30 10:48 合德网 点击次数 :

邮件列表,顾名思义就是有一张列表,里面有许多不同的邮件地址。它的用途就是:开放一个指定的邮件地址出来(比如fxck@googlegroups.com),然后大家想办法加入这个邮箱所对应的邮件列表中去,一旦有人向这个邮箱发信,则每个邮件列表里的人都可以收到;当收到邮件的人回复邮件时,所有其他的人也可以得到这个回复。这样一来一往,所有人都可以参与到某个话题的讨论中,起到了一个讨论组的作用。用比喻的手法来说,这就是一个通过邮件实现的(QQ)群。

它的起源很早,我也没有去考究到底是论坛(BBS)早还是(MailList)更早。但就技术实现来说,还是不复杂的(虽然我做不出这样的产品…不过还是可以这样说的吧…)。之所以我想使用邮件列表有两个原因:1.跟几个小组成员经常要互相群发邮件,每次都点选很多联系人觉得麻烦 ? 2.除了某个组员使用Gmail外,其他都使用Qmail。经我观察,Qmail的快捷回复可以直接回复所有人,但它的判断很不准,有时把自己的邮箱也加进去;而Gmail的快捷回复只能回复发信给你的人,而不是所有收件人。这样的话,没法通过邮件很好的交换信息。

2.使用 Groups打造团队邮件列表

注意:创建列表时需翻墙,使用时直接通过常规方式发邮件,无需翻。

首先,来到,然后点击创建论坛,输入一些很简单的信息后,论坛就创建好了(比如创建了一个fxck@googlegroups.com)。邀请会员的步骤跳过即可,然后来到自己的论坛主页。点击右边的邀请会员,选择直接添加会员(否则有可能被邀请人需要翻墙接受邀请),在输入要添加为会员的电子邮件地址处输入多个你想添加的邮件地址;欢迎信息乱写就行;电子邮件订阅选项选择“每当有新帖和更新时发送电子邮件”,这样每当有新主题或者回复时,都可以收到相应邮件了。直接添加的会员会收到通知但是不会收到确认邮件,这样就省得要翻墙了。

如果你的(!保密性要求高 && !爱追求优化 && 使用Gmail ),那么现在就可以使用了(用Qmail者请看下文)~就这么简单。发信息的话,就发往刚才建立的邮件地址(比如fxck@googlegroups.com),然后所有列表的人都可以收到,列表中的某个人一回复时,所有的人也可以收到。回复时可以回复附件,我测试时,发了个5M的歌曲《雌雄同体》没有下文….但是发了个300K的图片可以在论坛显示并发往各个邮箱….至于附件的大小上限就没去测了。

3.  优化设置3.1  保密性

对于一个团队来说,很多资料和信息不想被外界知道,那么管理员就应该进入论坛设置的访问权限中进行相应设置,设置一下“只有会员可以浏览论坛内容”等选项。

3.2  针对不同邮箱的优化3.2.1  QQ邮箱

QQ邮箱是需要一定设置才可以让使用更方便的,在默认不设置的任何东西的情况下。QQ邮箱甚至不可以通过邮件以最常规的方式参与讨论。

优化一:在回复邮件列表的邮件时,不要使用QQ的快捷回复,而要点击该封邮件的回复选项,只向你所指定的GoogleGroups邮箱回复。否则QQ邮箱的便捷回复会同时在收件人里加入多个同样的GoogleGroups地址,并且使用QQ号@qq.com进行回复,导致被退信。

优化二:完成优化一后,就可以在邮件中正常使用邮件列表了。但是去到网页版的论坛查询过往资料时,会发现同一个主题会被QQ邮箱用户开出很多以“回复:回复:回复:…..”开头的新帖,这是因为QQ邮箱在默认回复邮件时,会在邮件开头加入“回复:”两字,而GoogleGroups的服务器只能识别英文的“Re: ”,所以以“回复:”开头的帖子被认为是新主题而开辟了新帖。这时应该进入QQ的设置–常规 中,选择回复/转发时主题–使用英文。这样在网页版的论坛就不会被弄乱了。

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关于这一点bug有个很狗血的地方:虽然Groups里面的主题被QQ邮箱用户不停开出新帖,但是使用Gmail邮件的人不会发现这一点。因为每当新帖以“回复:”开头发来时,Gmail可以识别出“回复:”与“Re: ”是一个意思,于是将该新主题与旧主题合并到一起,看起来就像没有人开辟了新帖一样….

优化三:邮箱设置–常规–邮件列表视图–选择会话模式。这样所有同一主题的邮件就会在同一个邮件中显示了,看起来思路清晰。

不过会话模式在处理邮件列表的邮件时是有bug的,很多邮件虽然发件人一样,主题也一样,可是并不会被放入同一折叠邮件中。但在Gmail下这种状况没有发生,应该是QQ邮箱方面产生的问题。

优化四:在回复GoogleGroups的邮件时,QQ邮箱会重复向自己发信。此时在QQ邮箱设置—收信规则中,当发件人为你自己的邮箱时,直接删除。

优化五:由于突然间冒出太多的邮件,QQ邮箱刚开始会把fxck@googlegroups.com邮箱发来的信件大量丢进垃圾箱。在QQ邮箱设置–反垃圾—白名单 中把相应的@googlegroups.com的邮箱加入白名单即可。

优化六:也许太多的邮件列表邮件影响了你正常邮件的收发。你可以在邮箱设置–收信规则 中,设置 当发件人为fxck@googlegroups.com时,移到相应的文件夹中(比如我创建了个文件夹名叫FXCK)。要特别注意的是,QQ邮箱的判断机制很笨,你需要让优化四中的规则在优化六的规则之上才可实现优化四的功能,否则QQ邮箱不会自动删除自己发给自己的邮件,而是全部移动到文件夹中去。

 

3.2.2  Gmail

无需优化,直接使用快捷回复也可以方便参与讨论。

3.3  管理员不想使用Gmail而想使用其他邮箱(比如我就是这个情况)

进入论坛主页–(右手边)修改我的会员资格—您要如何阅读此论坛?—选择不使用电子邮件。这样你的Gmail就不会收到讨论邮件了。然后再按照上面的方法将你的其他邮箱域(比如@fxck.it)的邮箱加入讨论组即可。

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(责任编辑:管理员)
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